Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Warum digitale Buchhaltung nicht reicht
Was ihr fragen, erklären, fordern und vereinbaren solltet, damit die Buchhaltungsprozesse eures Startups oder KMU euer Geschäftsmodell angemessen, schnell und aussagekräftig abbilden.
Ein Blog mit 3×5 Best of Tipps. Fortsetzung folgt.
Teil 1: Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Digitales Mindset einfordern
Sagt eurem Steuerberater, dass ihr digital denkt und arbeitet. Und das auch vom Steuerbüro erwartet.
Geschäftsmodell vermitteln
Erklärt eurem Steuerberater euer Geschäftsmodell. Und auch der Person im Steuerbüro, die für euer Unternehmen die operative Buchhaltung macht (Steuerfachangestellte, Finanz- oder Bilanzbuchhalterinnen). Steuerberater selbst machen Steuerberatung und Steuererklärungen. Bei Personalwechsel erklärt ihr es von Neuem. Erst bei tieferem Verständnis des Geschäfts-modells habt ihr eine Partnerschaft auf Augenhöhe.
Kommunikation regeln
Sagt dem Steuerberater, ihr wollt eine Person in der Buchhaltung als feste Ansprechpartner*in. Dies mit einer regelmäßigen, virtuellen, gerne auch formalisierten Kommunikation: z.B. alle 14 Tage oder am Monatsende einen kurzen Call zur Abstimmung.
Vorbereitende Buchhaltung definieren
Klärt in eurem eigenen Unternehmen, wer die vorbereitende Buchhaltung macht, und in welcher Tiefe:
- alle Belege beschaffen, prüfen und sachliche Freigabe koordinieren
- Belege können Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern sein, Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen, Ausgangsrechnungen, Belege aus Portalen, Onlineshops, Bezahlsystemen, ggfs. auch aus Warenwirtschaft und Lohnabrechnung, Barbelege
- Belege ins Buchhaltungssystem hochladen, erfassen und kontieren
- den regelmäßigen Zahllauf vorbereiten
- Kontobewegungen auf euren Konten prüfen und den Belegen zuordnen (digitale Systeme nehmen euch das trotz KI nicht vollständig ab)
Es braucht eine Person, die sich fachlich möglichst auch mit Monats-abschlüssen und Auswertungen auskennt und damit Ansprechpartner*in für das Steuerbüro ist. Ansonsten seid das nämlich ihr als Gründer*in oder Unternehmer*in. Nach der ersten Gründungs- und Aufbauphase solltet ihr das delegieren (können).
Ihr habt vielleicht (noch) keine Buchhaltungsfachkraft. Eine Büromanager*in kommt erfahrungsgemäß schnell an ihre buchhalterischen Grenzen. Überlegt euch, vorerst stunden- oder tageweise eine externe Expert*in für den Aufbau buchhalterischer Prozesse und kaufmännische Strukturen sowie für die anfängliche Kommunikation und Koordination mit dem Steuerbüro etc. anzuheuern. Das kann preiswerter sein als ein erhöhtes Stunden-volumen im Steuerbüro mit vielen ad hoc Nachfragen.
Frühzeitig Skalierung vorausdenken
Fragt früh, fordert früh, regelt früh, baut eure kaufmännischen Strukturen und Buchhaltungsprozesse früh auf, bevor eure Komplexität rasch steigt, der Umsatz hoch geht, vor einem Wachstumsschub, vor der nächsten (oder ersten) Finanzierungsrunde. Und vor der Due Diligence.
Fazit: Digitale Buchhaltungssysteme ersetzen euch nicht die Punkte 1) – 5).
-> Teil 2 des Blogs folgt: Monatsabschluss – Auswertungen – Jahresabschluss
