Teil 2: Abschlüsse, Auswertungen & Kommunikation
„Bei uns macht der Steuerberater die Buchhaltung, wir liefern nur die Unterlagen. Es dauert halt oft Wochen, bis wir ein pdf mit Auswertungen bekommen. Wollen wir wissen, was da genau und wo enthalten ist, müssen wir im Steuerbüro nachfragen. Der Steuerberater erkundigt sich dann bei der Steuerfachangestellten, die unsere Buchhaltung macht. Das kann dauern. Deshalb führe ich meine eigene Buchhaltung in Excel, um aktuell zu sein und den Überblick zu behalten. “
Soweit ein Unternehmer, der ganz erstaunt war, dass es zu diesem „Modell“ bessere Alternativen gibt:
Workflow für Monatsabschlüsse vereinbaren
Sagt eurem Steuerberater, ihr möchtet laufend auf aktuelle Daten aus der Buchhaltung zugreifen können. Neben der technischen Einrichtung müsst ihr wissen, was bei euch und beim Steuerbüro liegenbleibt und warum. Am besten vereinbart ihr einen Workflow für Monatsabschlüsse. Dabei definiert ihr gemeinsam: Bis wann sind die Belege hochgeladen, was ist bis wann zuverlässig gebucht, und wie laufen Rückfragen ab?
Was ist im Monatsabschluss noch gebucht (z.B. monatliche Afa), was nicht (z.B. Rückstellungen, Abgrenzungen…)? Eine mit dem Steuerbüro vereinbarte Matrix zum Monatsabschluss ist Gold wert.
BWA as a Service einfordern
Sagt eurem Steuerberater, ihr wollt neben der vorgegebenen Standard-BWA (z.B. in Datev) eine für euch konfigurierte BWA, die euer Geschäfts-modell und eure Anforderungen (und die eurer Investoren) besser spiegelt. Sagt eurem Steuerberater unbedingt, ihr wollt selbst laufend auf Auswertungen zugreifen können und nicht auf Anfrage einmal pro Monat oder Quartal eine bereits veraltete BWA bekommen.
Auswertungstiefe festlegen
Sagt eurem Steuerberater, ihr wollt euch in Auswertungen direkt zu einzelnen Konten und Buchungen bis zum jeweils dahinter liegenden Beleg (z.B. Rechnung) durchklicken können. Ihr wollt nicht jedes Mal fragen, woraus sich die Summen in der BWA zusammensetzen, aus welchen Konten, Buchungen und Sachverhalten. Ihr seid Kunde, der Steuerberater kann das einrichten.
Buchungen jenseits des Tagesgeschäfts kennen
Fragt den Steuerberater, was er unterjährig bucht – für den Monats- oder Quartalsabschluss – und was üblicherweise erst im Rahmen des Jahresabschlusses:
- Abschreibungen
- Abgrenzungen
- Rückstellungen (Personal, Garantie, Steuer- etc.)
- Abgrenzung Umsatzrealisierung
- Wertberichtigungen
- Inventurwerte, Lagerabschreibung, Bestandsveränderungen
- Steuerbuchungen ….
Ihr wollt nicht nach elf vermeintlich belastbaren Monatsauswertungen mit dem Buchungsmonat Dezember und den Jahresabschlussbuchungen plötzlich euer Gesamtjahr kaufmännisch neu bewerten müssen. Geldgeber mögen das auch nicht.
Auf Jahresgespräche mit Rückblick und Vorschau setzen
Sagt dem Steuerberater, im Honorar für den Jahresabschluss ist auch ein Jahresgespräch mit drin. Dieses sollte bei euch stattfinden: Abschluss, Bewertungen, retrospektiver Blick auf das vergangene Jahr und ein Ausblick auf das laufende Jahr. Hier bietet es sich an, erneut über euer Geschäfts-modell, eure Planungen sowie über dessen Risiken und Chancen aus kaufmännischer und steuerlicher Sicht zu sprechen.
Fazit: Digitale Buchhaltungssysteme ersetzen euch nicht die Kommunikation zu Abschlüssen & Auswertungen.
